コミュニケーションで仕事している気になっている問題
こんにちは、鬼畜メガネです。
今回は以下２点について書きます
・コミュニケーションはコストである
・ルールや方針でコミュニケーションコストを下げられる
前々から仕事する中でぼんやりとこの考えがあったのですが、その概念を"THE TEAM 5つの法則"を読んでハッキリと具体化できました。
1. コミュニケーションはコストである
最初に断っておきたいのは、コミュニケーションは絶対不可欠で重要なものです。闇雲に無くせといっているわけではありません。今回は無くてもいいコミュニケーションを減らそうというテーマです。
ここでコミュニケーションを「意思疎通をするための行為」「認識を共有するための行為」とします。それらの行為を行うためには当然時間を要することになります。
企業にとって「時間＝コスト」です。
人件費という考え方からもそうですし、機会損失（機会原価）の考え方からもそうです。
2. コミュニケーションコストを減らすには
以下の２つがあります。
① 個人の情報伝達スキルを向上させる。
② ルール・方針策定してメンバーが自律して動けるようにする。
今回は②の方を中心に書きます。①は世の中で散々話されていることなので今回は割愛します。
2.1. ルール・方針策定
ルール・方針は例えば以下のようなものです。
・仕様書の書き方・フォーマットを用意しておく
・例外処理が起きる場合の処理方針を決めておく
・ユーザーの仕様変更要求への対応方針を決めておく
このようなものを設けておけば、メンバーがある程度自分で判断できてコミュニケーションをとらずとも自律的に物事を進めることができます。
ただし、ルールを細かくしすぎるとダメです。極端な例を出すと、ルールブックが500ページとかになっている場合、そのルールの確認に時間を要することになりますし、自由度が低下してパフォーマンスの良い仕事ができなくなる可能性があるからです。
"THE TEAM 5つの法則"でも以下の図ようにルールは適度が良いと述べています。
3. 実体験
3.1. コミュニケーションをとって仕事している気になっているリーダー
私の職場での実体験です。あるシステム開発プロジェクトに携わっていたときですが、某先輩Sがリーダー的にチームを率いる立場でした。そのプロジェクトではルールや方針といったものがほとんど整備されておらず、良し悪しの判断基準はその先輩の好みという状態でした。
その結果、以下のような状態になりました。
・何が良いか判断できないため逐一確認が必要になる。
・その先輩が居ないと仕事が進まない。
・それでも認識齟齬た多発。
そんな状態なので当然開発の進みは遅く、残業も多く発生していました。一方で、その先輩はチームメンバーと都度コミュニケーションをとって仕事をしている気になっていました。また、色々質問して貰えるので頼られている気になって気分が良いのでしょう。迷惑な話です。
3.2. ルールや方針を設定したリーダー
上記の惨状を繰り返さないため、別プロジェクトで私がリーダーとなったときにはルールや方針策定というものに力を入れました。その結果、以下のような状態になりました。
・逐一の確認作業が激減
・リーダー不在でも仕事が回る
・仕様書が簡潔な表記でも認識齟齬が減る
特に"リーダー不在でも仕事が回る"という状態は有給が取りやすい状況であり、働き方改革が叫ばれるこの今の世の中ではとても大きなメリットとなりました。
加えて、今回ルール・方針を設定したことにより"自社に来なくても仕事ができる"状態になり、IT人材不足のこの世の中でも人手を確保しやすくなりました。
というのも、前の先輩のプロジェクトではコミュニケーションが絶対不可欠すぎたので、"自社まで来て仕事をしてくれるプログラマー"としか契約できず人材獲得に苦戦していました。
4. まとめ
今回の話をまとめると以下の通りです。
・コミュニケーションはコストである
・ルール・方針を策定することでコミュニケーションコストが減る
・ルール・方針策定はコミュニケーションコスト以外のメリットも大きい
ルール・方針の策定は別の機会でその詳細を書けたらと思います。
以上、ありがとうございました。
